تم تصميم برنامج المشتريات لتسجيل البيانات الرئيسية الشرائية ، والمعاملات مثل (شراء الفواتير والفواتير المرتجعة) ، وأوامر المورد والتسليم ، وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى ذلك يساعد برنامج المشتريات فى الحصول على تقارير ، مثل : تقايرير الشراء اليومية ، مجموع البنود المشتراة ، وآخر الأسعار ، وبيان البائع ، والتقارير المستحقة الدفع ، … الخ.
برنامج المشتريات والموردين هو نظام قوي يساعد على محاكاة الدورة الوثائقية الفعلية للعديد من الشركات والمتمثلة فى (عروض الأسعار – الطلبات (البيع – الشراء) – الفواتير (الصرف والإضافة) – إصدار الفواتير). كما يعتبر برنامج المشتريات والموردين أداة قوية وفعالة لتتبع حسابات العملاء والموردين والتحكم في طرق التسعير المختلفة.
المميزات الاساسية لبرنامج المشتريات
برنامج المشتريات هو وحدة قوية ولكنها سهلة الاستخدام لأنه يوفر للمستخدم جميع المعلومات المتاحة لاختيار أفضل مجموعة من المنتجات وكذلك الإصدار التلقائي للفواتير بعد إصدار أوامر الشراء. ويمكن إعداد التقارير باستخدام مؤشرات أداء البائعين الرئيسية، مثل معدلات التسليم في الوقت المحدد او الإخلال بالتسليم، مما يسهل التقييم والرقابة المستمرة للموردين.
لضمان أن يتم إجراء المدفوعات فقط للبضائع المطلوبة والمستلمة، توفر برنامج المشتريات من 4S خيار إجراءات المطابقة: في الاتجاهين (الفاتورة مطابقة لأمر الشراء)، ثلاثية الاتجاه (الفاتورة مطابقة أيضًا لمستند استلام)، أو رباعية الاتجاه (الفاتورة مطابقة أيضًا لمستند ضمان الجودة).
- يسمح برنامج المشتريات فى اجراء العمليات الشرائية
- يمكن مقارنة العروض من الموردين
- يمكن إصدار اوامر شراء تلقائياً
- يمكن أن ان يتم التحكم فى عنصر السعر بشكل يدوى او تلقائي
- يمكن من خلال برنامج المشتريات عمل الشيكات تلقائيا
- تعليمات كاملة على الخط لكافة العناصر المحددة
- استلام البضائع مقابل أوامر الشراء.
- التحكم الفعال والكامل في جميع الاوامر.
- يساعد برنامج المشتريات فى التحكم الكامل فى عمليات التسعير والخصومات
- الدعم الكامل لجميع أنواع الضرائب
- مجموعة كاملة من التقارير الشاملة
- إنشاء ملفات للموردين بجميع البيانات الأساسية للمورد مثل؛ الاسم، العنوان، الهاتف، رقم الفاكس، مبلغ المرافق، نسبة الخصم، الخ.
- التكامل مع البرامج المالية الأخرى مثل؛ الأسهم، والخدمات المصرفية، الحسابات العامة.
المميزات الفنية لبرنامج المشتريات
- يمكن برنامج المشتريات من بناء قاعدة بيانات كاملة للعملاء والموردين (البيانات الشخصية والمالية والإدارية والضريبية).
- التعامل بفاعلية مع كل من (تصنيف العملاء أو الموردين – المندوبين – مجالات المبيعات – …)
- المتابعة والرابط بين (عروض الأسعار وأوامر الشراء أو البيع أو التبادل أو التصاريح المضافة) ومراقبة المطابقة بينهما.
- تقارير إجمالية ومفصلة على مستوى (العميل أو المورد – مخزن – مندوب – تصنيف – فئة – …).
- تعريف أكثر من دفتر ملاحظات واحد لعمل سلسلة من الفواتير النقدية وأخرى إعادة التوجيه.
- عدد لا حصر له من أسماء الموردين وتصنيفات الموردين.
- القدرة على الربط والنشر إلى برنامج الحسابات العامة.
- بناء قاعدة بيانات كاملة للموردين تشمل البطاقة الضريبية، السجل التجاري، فترة السماح وبقية الفترة الأولى.
- تسجيل جميع المعاملات المخزنة (المشتريات – عوائد المشتريات)
- تسجيل الإجراءات الإدارية مثل أوامر الشراء وأوامر الشراء.
- مراقبة المشتريات على مستوى كل مورد.
- تسجيل حركات الدفع.
- تقديم جميع التقارير المجمعة والتحليلية على مختلف المستويات.
- تعريف أنواع مختلفة من الخصومات (النسبة المئوية أو القيمة).
- تحليل المشتريات على مستوى الموردين والبنود.
- التكامل والربط مع برنامج الخزينة والبنوك
التقارير الصادرة عن البرنامج
- حالة المورد المالية
- معاملات الدفع اليومي
- التقارير المالية بما في ذلك:
- متابعة حسابات الدفع
- ورقة المدفوعات
- حالة المورد
- عمليات الشراء المتأخرة
- تحليل مصاريف الشراء (مفصلة – موجزة)
- تحليل الأصناف التي تم شراؤها